As novas gerações, certamente, não saberão o que é fazer repetidamente o mesmo movimento no trabalho. A tecnologia chegou para nos auxiliar, principalmente otimizando nosso desempenho nas tarefas do dia a dia. E é por isso que vamos falar sobre como gerenciar melhor o tempo da sua equipe automatizando atendimentos com chatbots.
A crescente demanda por respostas rápidas por parte dos clientes impõe uma pressão sobre as equipes de Atendimento. Muitas vezes, os colaboradores ficam sobrecarregados com tarefas repetitivas, como responder a perguntas simples e rotineiras. Esse cenário não apenas consome tempo da equipe, mas também é um custo para as empresas que correm o risco de perder clientes por insatisfação no tempo e resolução de demandas.
É nesse contexto que a automação de processos, especialmente por meio de chatbots, se destaca como uma solução necessária. Imagine um atendente que, em vez de passar horas respondendo a dúvidas simples de clientes, delega essa responsabilidade a um chatbot.
Assim, os atendentes não apenas têm mais tempo para funções estratégicas, mas também a empresa ganha a possibilidade de estar disponível 24 horas por dia e 7 dias por semana, garantindo respostas rápidas e precisas.
Uma pesquisa da Microsoft, indicou que 96% dos consumidores afirmam que ter uma boa experiência no atendimento é importante para se manterem fiéis a uma empresa.
Enfim, agora vamos conhecer mais a fundo as vantagens de um atendimento automatizado. Confira:
1. Respostas automáticas para perguntas frequentes
Muitas interações com clientes envolvem perguntas padronizadas, como informações sobre produtos, políticas de troca e prazos de entrega.
Configurar chatbots para fornecer respostas automáticas para essas perguntas frequentes reduz consideravelmente a carga de trabalho da equipe de atendimento ao cliente. Assim, os clientes recebem respostas instantâneas enquanto os agentes ficam livres para lidar com questões mais complexas e estratégicas do negócio.
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2. Triagem de chamadas e mensagens
Ao integrar chatbots à uma plataforma de comunicação, as empresas podem implementar sistemas de triagem eficientes. Os chatbots podem direcionar automaticamente as chamadas ou mensagens para os departamentos apropriados com base nas necessidades do cliente. Isso não apenas economiza tempo, mas também assegura que as consultas sejam tratadas pelos especialistas mais adequados.
Inclusive, outra forma de gerenciar melhor o tempo da sua equipe é tendo uma ferramenta de integração dos canais de comunicação. Ao invés de abrir muitas abas para realizar um atendimento, os colaboradores e gestores têm a visão completa das demandas de todos os canais de comunicação em um único lugar.
3. Envio automatizado de boletos e nota fiscal
Outra maneira de otimizar o tempo é usar chatbots para fazer toda a função logística. Seja para ter o primeiro contato e tirar dúvidas do cliente, enviar a mensagem de confirmação de compra, mandar o boleto e confirmar o pagamento integrado ao sistema de gestão, enviar a nota fiscal ou até para enviar novas sugestões de produtos semelhantes com uso de Inteligência Artificial.
Os chatbots podem interagir diretamente com os clientes, de forma dinâmica e inteligente. Isso reduz a carga administrativa e aumenta a eficiência operacional.
Uma ferramenta líder de mercado para isso é a Neppo, que conta, justamente, com a função de envio de boleto e nota fiscal automatizados. A empresa faz parte do grupo Sankhya e carrega a experiência de anos em soluções de gestão e integração. Ela cumpre, inclusive, com a função de integração dos canais de comunicação como falamos anteriormente.
4. Atualizações de status e rastreamento de pedidos
Muitas consultas dos clientes estão relacionadas ao status de seus pedidos. Chatbots podem fornecer atualizações em tempo real sobre o status de entrega, rastreamento de pedidos e informações similares. É uma integração completa da logística do negócio.
Isso não apenas reduz o volume de consultas para a equipe de Atendimento ao Cliente, mas também proporciona aos clientes uma experiência mais transparente e informada.
Ao buscar inovação e auxílio de tecnologia para o gerenciamento de tempo, as empresas podem transformar a maneira como lidam com tarefas operacionais e repetitivas. A implementação de uma plataforma de integração de canais de comunicação, com chatbots personalizados, não apenas alivia a carga de trabalho da equipe, mas também eleva a experiência do cliente para novos patamares.
Em resumo, o gerenciamento de tempo eficiente de equipes de Atendimento, Vendas e Financeiro é fundamental para o sucesso empresarial. Ter uma plataforma de integração de canais de comunicação ajuda a enfrentar o desafio do volume de atendimento para tarefas repetitivas, liberando espaço para que os profissionais se concentrem no que realmente importa: estratégias que impulsionam o crescimento e a inovação do negócio.
