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Seja qual for o setor ou mesmo o porte da empresa, a comunicação interna é necessária. Ela é um dos aspectos mais importantes de um negócio, pois é direcionada para o bem mais valioso de qualquer empresa: os colaboradores. Por isso, merece toda dedicação. Incentivar uma comunicação clara e acessível para os funcionários é uma das premissas para que a estratégia seja efetiva, e para isso, definir um canal de comunicação interna que facilite a interação na equipe deve ser um cuidado da organização.
O desafio de manter uma comunicação interna de qualidade é grande, tamanho equivalente à importância da estratégia na organização. Mas, com algumas ações e recursos tecnológicos, a missão de manter um clima transparente e propício pode ser facilitada.
Confira neste conteúdo algumas dicas de opções e como o canal de comunicação interna certo pode facilitar o dia a dia da empresa.
Antes de qualquer coisa, vamos esclarecer o que é esta estratégia.
A comunicação interna é o esforço com o propósito de ter um bom relacionamento e alinhamento entre colaboradores e organização. É uma forma para viabilizar que a empresa atue de forma integrada, e alcançar maior produtividade, engajamento dos funcionários, e consequentemente, mais resultados.
Segundo um estudo realizado pela Tower Watson, as empresas com uma comunicação interna eficaz têm 70% mais chances de superar concorrentes, mantém altos níveis de engajamento e satisfação dos colaboradores.
Além disso, podemos destacar ainda mais benefícios que reforçam a importância da comunicação interna em uma empresa, como:
Quando há um maior envolvimento dos funcionários, os resultados são alavancados, e ainda há o fortalecimento do time, que gera um clima mais leve, produtivo e respeitoso. Enfim, a organização só tem a ganhar com a atenção a este setor.
Assim como tantos outros, nos últimos anos, o setor da comunicação interna também teve o processo de digitalização acelerado, devido à pandemia da Covid-19.
Equipes em que era possível continuar o trabalho à distância, o home office foi adotado e ainda mostrou que veio para ficar. Apesar de já ter o alívio de restrições em combate à doença, muitas empresas optaram por seguir com funcionários trabalhando remotamente. Neste cenário, facilitar a interação entre colaboradores ficou ainda mais fundamental e a comunicação digital foi acelerada.
E mesmo se não enfrentássemos a pandemia, a tecnologia vem ganhando cada vez mais espaço na rotina das pessoas, e consequentemente nas organizações. O que é muito positivo, já que as soluções digitais têm contribuído para facilitar processos. Inclusive, elas devem ser utilizadas para aprimorar a comunicação com os funcionários.
Uma forma para isso é aproveitar as plataformas digitais disponíveis para troca de mensagens ou mesmo de arquivos, e adotá-las também como canais de comunicação interna, possibilitando uma interação ágil e assertiva entre funcionários e departamentos.
E com a implantação de um canal de comunicação interna eficiente, alguns benefícios poderão ser percebidos na rotina do negócio, como:
Mas, ficou na dúvida de qual canal utilizar na comunicação interna do seu negócio? Confira a seguir.
São inúmeras as possibilidades de plataformas para utilizar como canal de comunicação interna em uma empresa. Porém, é válido conhecer os colaboradores para que sejam escolhidos os meios certos de forma que favoreça a adaptabilidade da equipe. Em um grupo moderno com acesso a smartphones, aplicativos mobile, por exemplo, são ótimas opções.
Segue, então, algumas dicas de canais que podem ser aproveitados para facilitar a rotina do seu negócio. Confira:
É bem provável que já até utilize o e-mail como canal de comunicação interna, e ele é muito apropriado mesmo. Apesar de ter quem ache que é uma opção ultrapassada, este é um meio muito útil para interações na empresa, principalmente quando o assunto precisa ficar documentado.
O e-mail também é um recurso mais formal, o que faz com que as mensagens que são compartilhadas por ele sejam levadas mais a sério. Além disso, ele oferece funcionalidades que facilitam a organização de informações, como tags, definir mensagens favoritas, entre outros.
A plataforma de comunicação e colaboração da Microsoft combina bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e pode ser uma grande aliada na comunicação interna.
Dá para utilizar o Microsoft Teams para solicitações de suportes e serviços para departamentos, por exemplo. Combinado com outros canais é possível gerenciar a comunicação e demandas entre equipes.
O Telegram também pode ser um canal de comunicação interna, sendo utilizado para conversas com as equipes da organização. Muitas empresas já usam o app como canal oficial para troca de arquivos e interações instantâneas sobre assuntos do negócio, com a ideia de promover uma separação do profissional do que é pessoal.
Isso porque conversas com amigos e familiares geralmente são mais concentradas no WhatsApp.
Além disso, a plataforma disponibiliza funções de segurança como proteção de chats individuais com senha, bloqueio de captura de telas e envio de mensagens que se autodestroem que podem ser interessantes para o compartilhamento de informações que demandam sigilo.
O envio de SMS pode ser uma solução quando há a necessidade de notificar os colaboradores com rapidez. O meio é conhecido por ser eficiente e barato para fazer comunicação de mensagens mais curtas em massa.
Há estudos que indicam que as mensagens de SMS tem uma taxa de abertura superior a 90% e leitura quase imediata, sendo quase 3 minutos após o recebimento.
Neste formato são utilizados apenas 160 caracteres, não exigindo o desenvolvimento de artes gráficas ou textos mais longos.
Uma observação: É importante variar canais para atender as preferências dos funcionários e ter mais opções para atingir seus objetivos, definindo o meio a ser utilizado conforme o conteúdo da mensagem.
Seja qual for o meio definido, é importante que não existam barreiras. Assim, colaboradores ficam alinhados e engajados com os objetivos, causas e discursos da empresa.
Com canais implantados, o trabalho continua para gerenciar os meios utilizados. E para saber se as ações executadas estão alcançando o objetivo da comunicação interna, assim como em qualquer outra estratégia, é importante definir métricas.
Na comunicação interna também é essencial ter dados de desempenho das iniciativas para definir os próximos passos, entender como os colaboradores têm sido impactados e como se comunicam internamente.
No caso do uso de e-mail, por exemplo, é importante analisar se as mensagens estão realmente sendo abertas. A taxa de abertura e de cliques em links sugeridos vão indicar se o recado repassado aos colaboradores é efetivo. Há recomendações de que este índice fique no mínimo em 37%.
Diante de tantas opções, e a necessidade de oferecer uma variedade de canais, surge um novo desafio: o gerenciamento do canal de comunicação interna.
Para isso, a tecnologia segue sendo aliada. Plataformas de atendimento digital, além de otimizar processos e facilitar interações com o público externo, contribuem para a integração e gerenciamento dos meios utilizados internamente.
Com a Neppo Omnichannel é possível associar todos os canais mencionados acima, além de várias outras opções, e fazer a gestão em um único lugar. Além disso, também poderá ser automatizado o envio de mensagens e respostas a questionamentos recebidos da equipe, fazer combinações de canais para ter um diálogo ainda mais assertivo e ágil.
Sem contar que há o registro de dados sobre o uso dos meios para facilitar análises e tomadas de decisões relacionadas à comunicação interna.
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Uberlândia /MG
